Vyhláška č. 3/2019 - Nakládání s dokumenty v rámci Středočeského kraje
Vojíř Stanislav (Golem), 2. 3. 2019 21:07
I. Úvodní ustanovení
- Tato vyhláška upravuje pravidla pro nakládání s dokumenty v rámci Junáka – českého skauta, Středočeského kraje, z. s. (dále jen „kraje“).
- Vyhláška navazuje na příslušné nadřízené normy, zejména na zákon o archivnictví a spisové službě a zákon o účetnictví. Tato vyhláška zároveň navazuje na Směrnici pro nakládání s dokumenty, vydanou výkonnou radou dne 6. 4. 2016.
- Dokumentem se rozumí každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti skautského kraje, či byl skautskému kraji doručen a kraj je oprávněn s ním disponovat. Za dokumenty kraje se považují i dokumenty došlé na adresu členů krajské rady, které se týkají činnosti kraje. Pokud kraj získá dokumenty z pozůstalosti, je na tyto dokumenty nahlíženo rovněž jako na dokumenty kraje.
II. Archivace dokumentů kraje
- Kraj nemá zřízenu expozituru Skautského institutu.
- Kraj zřizuje příruční spisovnu dokumentů ve fyzické podobě, jejíž správou je pověřen předseda krajské rady, či jím určený činovník. Zároveň kraj zřizuje elektronický archív dokumentů, který bude vytvořen v podobě týmového disku na Disku Google v rámci skautských Google Apps.
- V rámci příruční spisovny je vytvářen seznam uložených dokumentů.
- V rámci elektronického archívu dokumentů jsou dokumenty vhodně pojmenovávány a tříděny do struktury složek dle roku svého vzniku, případně typu.
- Dokumenty vzniklé a využívané primárně v digitální podobě nejsou převáděny do podoby listinné, pokud listinná podoba není vyžadována jinými předpisy.
- Pro umístění v elektronickém archívu jsou preferovány dokumenty ve formátu PDF, případně PNG, JPEG či Microsoft Office.
- Úschovou dokumentů z činnosti své a svých podřízených jednotek jsou pověřeny jednotlivé skautské okresy podřízené kraji. V situaci, kdy okres není schopen úschovu dokumentů z objektivních důvodů zajistit, je povinen dokumenty neprodleně předat do úschovy kraje.
- V případě zániku libovolné z podřízených jednotek kraje je tato jednotka povinna předat veškeré své dokumenty nejbližší nadřízené organizační jednotce, která následně určí, jak bude s dokumenty naloženo.
III. E-mailová komunikace kraje
- Pro e-mailovou komunikaci kraje s dalšími subjekty je primárně využívána adresa Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript., která zároveň slouží jako archiv veškeré e-mailové komunikace kraje.
- Pokud je korespondence adresovaná kraji zaslána na soukromou adresu předsedy, místopředsedy či dalších činovníků, jsou tito činovníci povinni zaslat kopii dané zprávy na uvedenou e-mailovou adresu Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.. Vhodnou formou zaslání kopie je uvedené archivní adresy v poli kopie (CC) při zaslání odpovědi.
- Na adresu Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. jsou zasílány také kopie zpráv adresovaných do e-mailové konference členů krajské rady.
IV. Zpřístupňování dokumentů z archívu kraje
- Kraj, potažmo krajská rada, usiluje o co největší transparentnost své činnosti vůči všem členům spolku Junák – český skaut, z. s.
- Zápisy z jednání a všechny platné předpisy vydané krajem jsou k dispozici pro členy spolku Junák – český skaut, z. s. na webu http://www.skrj.cz.
- Pokud krajská rada (či její předseda) nestanovila v odůvodněných případech svým rozhodnutím jinak, jsou k dispozici všem členům Junáka – českého skauta, z. s. také ostatní dokumenty kraje. V případě dokumentů týkajících se hospodaření kraje jsou tyto dokumenty součástí přístupného archívu až po uzavření daného účetního období.
- O možnost nahlédnutí do konkrétního dokumentu je možné požádat prostřednictvím požadavku zaslaného na adresu Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript., o požadavku bude rozhodnuto do 30 dní.
V. Vyřazování dokumentů z archívu kraje
- Listinné a další fyzické dokumenty, které již nejsou potřebné pro činnost kraje, je možné vyřadit z příruční spisovny jejich nabídnutím Ústřednímu archívu Skautského institutu. Dle dohody s ním je následně možné dokumenty předat do jeho správy, nabídnou k uložení do veřejného archívu, případně skartovat.
- Z elektronického archívu ani z archivní e-mailové adresy nejsou a nebudou odstraňovány žádné dokumenty (vyjma prokazatelně spamových e-mailových zpráv).
VI. Závěrečná ustanovení
- Vyhláška ruší vyhlášku č. 2/2015 - Nakládání s dokumenty v rámci Středočeského kraje.
- Vyhláška byla schválena krajskou radou dne 23. 2. 2019 s platností a účinností od 1. 3. 2019.